Algemene informatie

Dé Academie Ieper maakt deel uit van de werking van Stad Ieper.

Op de verwerking van persoonsgegevens door de Academie zijn de algemene principes van de privacyverklaring van Stad Ieper van toepassing. Voor meer informatie over jouw rechten, de rechtsgronden voor verwerking, bewaartermijnen, beveiligingsmaatregelen, doorgiften van persoonsgegevens en de contactgegevens van de Functionaris voor Gegevensbescherming verwijzen wij naar de privacyverklaring van Stad Ieper.

Deze aanvullende privacyverklaring heeft uitsluitend betrekking op persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van de specifieke werking van de Academie Ieper.

Leerlingenadministratie en onderwijsorganisatie

In het kader van het deeltijds kunstonderwijs worden persoonsgegevens van leerlingen en, indien van toepassing, hun ouders of wettelijke vertegenwoordigers verwerkt.

Dit gebeurt voor de organisatie en opvolging van inschrijvingen, het beheer van leerlingendossiers, de organisatie van lessen, ateliers, evaluaties en examens, de registratie van aanwezigheden en afwezigheden, de toepassing van sociale of wettelijke tegemoetkomingen, de communicatie met leerlingen en ouders en de rapportering aan bevoegde onderwijsinstanties.

Voor deze verwerking maakt de Academie gebruik van onderwijs-administratieve toepassingen, waaronder DKO3.

Communicatie en organisatie van activiteiten

Om leerlingen, ouders, wettelijke vertegenwoordigers, deelnemers en andere betrokkenen te informeren over de werking, activiteiten en het opleidingsaanbod van de Academie worden persoonsgegevens verwerkt.

Deze gegevens worden gebruikt voor het verzenden van praktische informatie, uitnodigingen, nieuwsberichten, inschrijvingsinformatie en andere mededelingen, evenals voor de organisatie en administratieve opvolging van activiteiten, evenementen, workshops, tentoonstellingen, concerten, voorstellingen en andere initiatieven van de Academie.

Voor bepaalde activiteiten kan gebruik worden gemaakt van digitale inschrijvingsformulieren. Voor grotere evenementen of voorstellingen kan de Academie samenwerken met een extern ticket- of reservatieplatform.

Voor de verzending van digitale communicatie kan gebruik worden gemaakt van mailing- en communicatieplatformen.

Digitale leer- en samenwerkingsplatformen

Voor de ondersteuning van het onderwijs maakt de Academie gebruik van digitale leer- en samenwerkingsplatformen.

In dat kader worden onder meer gebruikersaccounts beheerd, toegangsrechten toegekend, lesmateriaal gedeeld en digitale communicatie en samenwerking tussen leerlingen, ouders en leerkrachten mogelijk gemaakt.

Hiervoor wordt gebruik gemaakt van digitale onderwijs- en samenwerkingsplatformen, waaronder Google Workspace for Education.

Bibliotheekwerking

De academiebibliotheek verwerkt persoonsgegevens voor het beheer van de collectie en de ondersteuning van het onderwijs.

Deze gegevens worden gebruikt voor het registreren van gebruikers, het beheren van ontleningen en reservaties, het versturen van herinneringen en het beschermen van de bibliotheekcollectie.

De verwerking kan betrekking hebben op zowel meerderjarige als minderjarige gebruikers.

Voor deze werking maakt de Academie gebruik van een bibliotheekbeheersysteem.

Externe juryleden

In het kader van examens, evaluaties en andere beoordelingsmomenten verwerkt de Academie persoonsgegevens van externe juryleden voor de organisatie, planning en administratieve opvolging van hun juryopdrachten.

Relatiebeheer en samenwerking

In het kader van samenwerking, relatiebeheer en fondsenwerving worden professionele contactgegevens verwerkt van vertegenwoordigers van serviceclubs, sponsororganisaties, bedrijven, schenkers en andere externe partners.

Deze gegevens worden gebruikt voor uitnodigingen, overlegmomenten, communicatie over projecten en de opvolging van samenwerkingsafspraken.

De contactgegevens worden voornamelijk verkregen via openbaar beschikbare bronnen of rechtstreeks van de betrokken organisaties.

Foto’s en video-opnamen

Tijdens lessen, activiteiten, tentoonstellingen, concerten, toonmomenten, examens en andere initiatieven kunnen foto’s en video-opnamen worden gemaakt.

Het beeldmateriaal kan worden gebruikt voor verslaggeving, archivering, promotie van de Academie en communicatie via de website, nieuwsbrieven, drukwerk en sociale media.

De Academie maakt daarbij een onderscheid tussen sfeerbeelden en gerichte beelden en respecteert steeds de toepasselijke regelgeving inzake privacy en portretrecht. Waar vereist wordt vooraf toestemming gevraagd. Dit sluit aan bij het algemene beleid van Stad Ieper inzake beeldmateriaal.

Foto’s en video-opnamen kunnen worden opgeslagen in interne opslagomgevingen of in goedgekeurde cloudtoepassingen die door de Academie worden gebruikt voor haar communicatie- en onderwijswerking.

Veiligheid en noodsituaties

Om leerlingen en personeelsleden te beschermen tijdens noodsituaties worden bepaalde persoonsgegevens opgenomen in evacuatiedocumenten en noodprocedures.

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor veiligheidsdoeleinden, zoals evacuaties, interventies en noodplanning, en zijn enkel toegankelijk voor daartoe gemachtigde personen.

Een leerling kan om verschillende redenen verhinderd zijn om de les bij te wonen. Voorbeelden van afwezigheden die gewettigd kunnen worden:

• Ziekte
  • Ouders of meerderjarige leerlingen kunnen zelf een schriftelijke verantwoording bezorgen aan de academie voor een 1-dagsafwezigheid wegens ziekte. Dat kan 4 keer per schooljaar.
  • Voor langere of veelvuldige afwezigheden is een medisch attest nodig.
• Schoolverplichtingen
• Beroepsverplichtingen
• Begrafenis of huwelijk van een naaste (iemand die onder hetzelfde dak woont, of een bloed- of aanverwant)
• Feestdagen van de religie of levensbeschouwing
• Als de academie onbereikbaar of ontoegankelijk is
• Oproeping of dagvaarding voor een rechtbank
• Maatregelen van de bijzonder jeugdzorg
• Familieraad
• Actieve deelname aan een sportmanifestatie, stage, toernooi of wedstrijd als topsportbelofte of als topsporter met een A- of B-statuut
• Actieve deelname aan een culturele manifestatie als lid van een amateurkunstenvereniging of als leerling met een topkunstenstatuut A of B voor het betrokken schooljaar
• Deelname aan de examens van de Examencommissie secundair onderwijs
• Afwezigheid door zwangerschap: minimum 1 week voor de vermoedelijke bevallingsdatum tot maximum 14 weken na de bevalling, met een maximum van 15 weken
• Orde- of tuchtmaatregel binnen de academie
• Wegens bepalingen in de verblijfsregeling van kinderen van gescheiden ouders
• Deelname aan een oudercontact, schoolraad of academieraad

Gelieve bij ‘opmerking’ te noteren welk attest zal binnengebracht worden.